ARCHIVO

Visión general

Pulsar la tecla [Archivo] de la función de archivo de documentos al imprimir o transmitir un original en cada uno de los modos le permite almacenar el original en la carpeta principal o la carpeta personalizada almacenada como archivo al mismo tiempo que se imprime o transmite. El archivo almacenado se puede recuperar posteriormente, permitiéndole volver a copiar o enviar el original sin necesidad de localizarlo.
Cuando se almacena un archivo utilizando la función de archivo sin agregar información del archivo, se asignan al archivo automáticamente el nombre de usuario y el nombre de archivo siguientes.
Nombre de Usuario: Usuario descon.
Nombre de archivo: Modo_Mes-Día-Año_Hora-Minuto-Segundo
(Ejemplo: Copia_20110404_112030)
Guardado en: Carpeta Principal

Funcionamiento

A continuación se explica, a modo de ejemplo, el procedimiento para utilizar la función "Archivo" en modo de copia.
Coloque el documento original y pulse la tecla [Vista previa].
Coloque el documento original en la bandeja del alimentador de documentos automático o sobre el cristal de exposición.
Dependiendo de las funciones de copia utilizadas, también hay casos en que es necesario establecer la configuración antes de llevar a cabo una vista previa.
Pulse la tecla [Archivo] para agregar información del archivo.
Para seleccionar el nombre de usuario, el nombre de archivo, la carpeta y la configuración de propiedad, consulte "Información del archivo".

Para guardar en el disco duro:
Para guardar en un dispositivo de memoria externa:

Una vez configuradas las opciones anteriores, volverá a esta pantalla. Continúe en el paso siguiente.
Si no desea asignar un nombre de usuario u otra información al archivo, proceda con el paso siguiente.
Pulse .
Regresará a la pantalla inicial del modo de copia y la tecla [Archivo] aparecerá resaltada.
Seleccione la configuración de copia y, a continuación, pulse las teclas [Inicio Color] o [Inicio B/N].

Información de archivo
A continuación se describe el procedimiento para configurar los detalles.
La especificación de una propiedad, un nombre de usuario, un nombre de archivo y una carpeta hace que sea más sencillo gestionar y buscar un archivo. Además, cuando se selecciona [Confidencial] para la propiedad y se establece una contraseña, se impide que otras personas puedan ver el archivo sin permiso.
Cambio de la propiedad
Se puede seleccionar una configuración de protección para los archivos guardados con la función de archivo de documentos. Así se evita que un archivo se mueva o se elimine automática o manualmente.
Hay tres propiedades disponibles para los archivos guardados: "Compartiendo", "Proteger" y "Confidencial". Cuando un archivo se guarda con la propiedad "Compartiendo", no está protegido. Cuando se guarda con la propiedad "Proteger" o "Confidencial", sí lo está.
Todos los archivos guardados en la carpeta de archivo rápido se guardan con la propiedad "Compartiendo". Cuando se guarda un archivo en la carpeta principal o en una carpeta personalizada, se puede seleccionar "Compartiendo", "Proteger" o "Confidencial".
Compartiendo Un archivo con la propiedad "Compartiendo" se puede cambiar a "Proteger" o "Confidencial" por medio de la opción "Cambio de Propiedad" en Configuración de Trabajo.
Proteger La propiedad "Proteger" no necesita que se configure una contraseña, pero evita que un archivo se mueva, borre o modifique. No se puede establecer una contraseña. En la tecla de un archivo protegido aparece el icono junto al icono del modo.
Confidencial Para proteger un archivo "Confidencial", se establece una contraseña. (Debe introducirse la contraseña para recuperar el archivo. ) En la tecla de un archivo confidencial aparece el icono junto al icono del modo.
Restricciones del cambio de propiedad
  • Un archivo configurado como "Compartiendo" se puede cambiar a "Proteger" o "Confidencial" según sea necesario. Sin embargo, un archivo con la propiedad "Compartiendo" que se ha guardado en la carpeta de archivo rápido sólo se puede cambiar a "Proteger".
  • Un archivo configurado como "Proteger" se puede cambiar a "Compartiendo" o "Confidencial" según sea necesario. Sin embargo, un archivo con la propiedad "Proteger" que se ha guardado en la carpeta de archivo rápido sólo se puede cambiar a "Compartiendo".
  • Un archivo que se ha guardado en la carpeta de archivo rápido no se puede cambiar a "Confidencial". Si el archivo se mueve a la carpeta principal o a una carpeta personalizada, la propiedad podrá modificarse a "Confidencial".
  • No se pueden seleccionar dos propiedades para un único archivo.
Seleccione [Propiedad] en la pantalla de información del archivo.
Si ha seleccionado [Confidencial], introduzca una contraseña (32 dígitos) utilizando las teclas numéricas.
Cada vez que introduzca un dígito, aparecerá "".
Especificación de un nombre de usuario
Pulse el cuadro de texto [Nombre de Usuario].
Cuando se utiliza la autenticación de usuario, se selecciona automáticamente el nombre de usuario que se utilizó para iniciar la sesión. En ese caso, ese paso no es necesario.
El nombre de usuario se debe almacenar primero seleccionando [Control de Usuario] en "Modo Configuración" → [Lista de Usuarios].
Pulse la tecla del nombre de usuario.
Si lo prefiere, puede seleccionar un nombre de usuario pulsando la tecla [Llamada con Número de Registro] e introduciendo el número de usuario.
El número de usuario se debe establecer primero seleccionando [Control de Usuario] en "Modo Configuración" → [Lista de Usuarios].
Pulse .
El sistema vuelve a la pantalla del paso 1 para mostrar el nombre de usuario seleccionado.
Asignación de un nombre de archivo
Es posible asignar un nombre de archivo al archivo.
Pulse el cuadro de texto [Nombre de Archivo] e introduzca el nombre de archivo.
Introduzca un nombre de archivo con un máximo de 30 caracteres.
Nombre de Archivo
  • Si se especifica un nombre de archivo que ya existe, se añade una tilde y un número de serie a continuación del nombre de archivo y el archivo se guarda como un archivo diferente. El nombre de archivo no distingue entre mayúsculas y minúsculas.
    Por ejemplo, si el archivo "prueba.txt" ya existe y usted especifica el archivo "PRUEBA.TXT", el archivo se guardará como archivo "PRUEBA.TXT~1".
  • Si la longitud del nombre de archivo supera el límite, los caracteres sobrantes se omitirán y se añadirá un número de serie al final del nombre del archivo.
Especificación de la carpeta
Especifique la carpeta donde desea almacenar el archivo.
Pulse el cuadro de texto [Guardado en].
Si se selecciona un nombre de usuario con la configuración "Mi carpeta", dicha configuración quedará seleccionada automáticamente para ese usuario.
Pulse la tecla de la carpeta donde desea almacenar el archivo.
Si se ha configurado una contraseña para la carpeta, aparecerá una pantalla de introducción de la contraseña. Introduzca la contraseña (de 5 a 8 dígitos) usando las teclas numéricas y pulse .
Creación de un PDF para examinar en PC
Pulse la casilla de verificación [Crear PDF para examinar en PC] para establecerla en y se creará un PDF público para examinar en PC al guardar el archivo.
Volver arriba